Una cooperación municipal reúne a numerosos actores y actoras, intereses, necesidades, expectativas y objetivos diferentes. La definición conjunta y temprana de objetivos, medidas y modos de trabajo proporciona una base para el trabajo de la cooperación y le confiere una dirección común. A tal fin, puede redactarse, por ejemplo, una declaración conjunta o un acuerdo donde se determinen los objetivos, los temas y el tipo de cooperación (por ejemplo, cooperación oficial o cooperación para proyectos). Con vistas a una cooperación lo más igualitaria posible, el objetivo debe ser lograr un intercambio profesional entre las partes que no se limite a la mera transferencia de dinero y/o bienes y conocimientos del Norte al Sur. El intercambio mutuo de conocimientos y experiencias también ofrece la posibilidad de conocer otras soluciones y experiencias municipales, comprender mejor las conexiones globales y aprovecharlas a nivel local en aras de un desarrollo adaptado al futuro. Por lo tanto, el trabajo de cooperación debe abarcar también aquellos temas que permitan al municipio alemán aprender y beneficiarse de la experiencia y los conocimientos de su municipio contraparte.
A la hora de crear una nueva cooperación y elaborar un nuevo proyecto de cooperación, puede ser útil realizar un mapeo de actores y actoras o un análisis de partes interesadas a fin de obtener una visión general de las partes directa o indirectamente implicadas o afectadas por el trabajo de la cooperación. Partiendo de esta base, resulta conveniente determinar en conjunto quién debe participar en el trabajo de la cooperación o ser informado al respecto, en qué momento y de qué modo.
Las expectativas de la cooperación y, por lo tanto, del municipio contraparte, también deben aclararse en una fase temprana, registrarse por escrito, revisarse regularmente y ajustarse en caso necesario. Al indagar sobre las expectativas, se pueden conocer las expectativas de ambos municipios, lo que permite comprobar si sus intereses son compatibles y si se pueden fijar objetivos comunes. De este modo, se puede determinar conjuntamente qué persona o municipio puede contribuir en qué aspectos al cumplimiento de las expectativas y los objetivos. Para ello, es adecuada, por ejemplo, la llamada matriz RACI, que puede utilizarse para definir funciones y responsabilidades.