Fest verankert – Wie Kommunen faire Beschaffung festschreiben

Aschaffenburg gehört zu den Siegerkommunen des diesjährigen Hauptstadtwettbewerbs. Seit 2015 ist die Kommune als Fairtrade-Stadt ausgezeichnet, engagiert sich im Netzwerk des RHEIN.MAIN.FAIR e.V. für eine regionale Vernetzung zum fairen Handel, bearbeitet das Thema faire Beschaffung und hat zahlreiche Projekte umgesetzt. Auch im Bereich der (Nachhaltigkeits-)Berichterstattung ist Aschaffenburg stark.

An dieser Stelle greifen wir ein ganz konkretes Beispiel heraus, wie die Stadt ihr Engagement strukturell verankert. Mit einer Änderung der Friedhofs- und Bestattungssatzung hat die Stadt bereits 2018 festgelegt, dass auf städtischen Friedhöfen nur noch Grabsteine und Grabeinfassungen aufgestellt werden dürfen, die nachweislich ohne schlimmste Formen von Kinderarbeit produziert wurden. Bezug genommen wird auf Artikel 3 des Übereinkommens Nr. 182 der Internationalen Arbeitsorganisation vom 17. Juni 1999, die schlimmste Formen der Kinderarbeit adressiert. Der Begriff der Herstellung umfasst dabei sämtliche Bearbeitungsschritte von der Gewinnung des Natursteins bis zum Endprodukt.

Bei den Änderungen hatte die Stadt auch die beteiligten Akteur*innen im Blick: Die regionalen Steinmetze wurden frühzeitig mit einbezogen und für die Bevölkerung ein entsprechender Flyer erstellt.

Was wurde erreicht?

• Mit einer einfachen Regelung hat sich die Stadt konkret gegen ausbeuterische Kinderarbeit gestellt.
• Die Bevölkerung wurde für Hintergründe in globalen Lieferketten sensibilisiert.

Weitere strukturelle Anker

• Mithilfe eines Smart Data Dashboards hält Aschaffenburg Entwicklungen hinsichtlich der Nachhaltigkeitsziele nach und macht sie auch für die Bevölkerung transparent.
• Eine aktuell beantragte Personalstelle, gefördert über das SKEW-Programm „Koordination kommunaler Entwicklungspolitik“, wird ab März 2026 weitere strukturelle Maßnahmen insbesondere im Bereich des fairen Handels und der fairen Beschaffung voranbringen. Für die Mehrbedarfe, die sich aus der Stelle ergeben, sollen entsprechende Mittel im städtischen Haushalt bereitgestellt werden.

Die kleine Gemeinde Frickingen in der Bodenseeregion steckt mir ihren rund 3.000 Einwohner*innen gezielt Energie in Strategiearbeit und schafft damit rote Fäden für ihre Aktivitäten im fairen Handel. Vorgängerprojekte im Bereich Klimaschutz und Energiemanagement haben bereits ein Bewusstsein für kommunale Nachhaltigkeit und globale Verantwortung gelegt. In der Folge kann die Kommune nun auf eine hochmotivierte Bevölkerung bauen und nutzt gezielt Unterstützungsangebote und Förderungen.

Nachhaltigkeitsstrategie
Für einen guten Gesamtüberblick hat sich Frickingen entschieden, eine Nachhaltigkeitsstrategie zu erarbeiten. In einem eineinhalbjährigen Prozess, der die gesamte Gemeinde in Form von Workshops einbezog, entstand das Dokument „Frickingen – nachhaltig Zukunft sichern“. Unter anderem findet sich dort der Schwerpunkt Globale Verantwortung und Eine Welt, ausdekliniert in fünf konkreten Zielen: (1) Frickingen möchte sich als Fairtrade-Gemeinde zertifizieren lassen, (2) das Kinderhaus Altheim soll zur fairen Kita werden, (3) die örtliche Grundschule zur Fairtrade-Schule, (4) in der Verwaltung soll eine nachhaltige Beschaffung eingeführt werden, und (5) eine internationale Projektpartnerschaft soll aufgebaut werden.
Das erarbeitet Strategiehandbuch hat die Gemeinde als gedruckte Version an ihre Bevölkerung ausgegeben.

Dienstanweisung für nachhaltige Beschaffung
In einem weiteren Schritt hat die Gemeinde, die Grundlage für eine nachhaltige Beschaffung geschaffen. Eine Dienstanweisung aus dem Jahr 2022 macht konkrete Vorgaben zu ökologischen und sozialverträglichen Standards bei den Produktgruppen Lebensmittel aus dem Globalen Süden, Milch, Kopierpapier, Reinigungsmittel sowie Textilien und Arbeitskleidung. Zudem wurden Vorgaben für bewirtete Veranstaltungen formuliert: Seit 2022 dürfen hier ausschließlich regionale und möglichst Bio-Produkte angeboten werden und es muss auf umweltfreundliche Produktverpackungen und Tafelware geachtet werden. Um die Umsetzung nachhaltiger Beschaffung weiter zu vereinfachen, möchte die Kommunen einen Leitfaden für die Mitarbeiter*innen der Verwaltung erarbeiten.

Was wurde erreicht?

• Die intensive und vor allem gemeinsam mit den Einwohner*innen gestaltete Strategiearbeit hat das schon vorhandene Engagement weiter beflügelt.
• Neue Handlungsfelder – insbesondere die faire Beschaffung – wurden erschlossen und gestaltet.
• Frickingen hat sich in der Bodenseeregion als Vorreitergemeinde in Sachen fairer Handel, faire Beschaffung und Nachhaltigkeit im Allgemeinen positioniert.

Weitere strukturelle Anker

• Mit einem Ratsbeschluss am 25. Februar 2025 hat die Gemeinde die Musterresolution „2030-Agenda für nachhaltige Entwicklung: Nachhaltigkeit auf kommunaler Ebene gestalten" verabschiedet und sich damit auch nach außen zu Nachhaltigkeit bekannt.
• Mit einer Personalstelle über das SKEW-Förderprogramm „Koordination kommunaler Entwicklungspolitik“ soll das Thema Nachhaltigkeit und fairer Handel noch stärker in der Verwaltung verankert werden.

In Ludwigsburg haben Zentralisierung und Digitalisierung zur Verankerung nachhaltiger Beschaffung beigetragen.

Im Jahr 2021 hat die Stadt ihre Beschaffung auf das Digitale Warenhaus DIWA umgestellt, eine webbasierte Einkaufslösung der TEK-SERVICE AG. Was vorher bis zu 200 Beschaffer*innen in den einzelnen Organisationseinheiten der Stadtverwaltung analog und in Einzelregie erledigten, bündelt sich nun in einem zentralen System.

Die Beschaffung in Ludwigsburg ist dadurch zunächst effizienter und durch Bündelungseffekte auch kostengünstiger geworden. Zudem kann die Stadt ihre Einkäufe nun besser und gezielter auf Nachhaltigkeitsaspekte ausrichten. Konkret greifen Beschaffer*innen mit dem neuen System auf Rahmenverträge zu, die unter Berücksichtigung sozialer und ökologischer Kriterien zentral ausgeschrieben wurden. Bei neuen Ausschreibungen lassen sich Artikelbeschreibungen nachhaltiger Produkte automatisch in die Unterlagen überführen. Im Gesamtkatalog sind nachhaltige Produkte klar gekennzeichnet, zum Beispiel als „sozialverträglich“, „ökologisch“, „Blauer Engel zertifiziert“, „Cradle to Cradle zertifiziert“ oder „lokal produziert“. Eine Filterfunktion erleichtert Beschaffer*innen die gezielte Auswahl fairer und umweltfreundlicher Produkte. Um auch für Randsortimente nachhaltige Alternativen anbieten zu können, hat die Stadt zwei Stellen geschaffen, die neue Artikelanfragen zentral prüfen.

Die Einführung des Systems erfolgte in enger Zusammenarbeit zwischen dem Team Einkauf, dem Team Vergabe und der stadteigenen Kompetenzstelle Nachhaltige Beschaffung.

Was wurde erreicht?

• Beschaffung ist transparenter und steuerbarer geworden und das Sortiment sozial- und umweltverträglicher Produkte wird sukzessive ausgebaut.
• Für die Mitarbeiter*innen der Verwaltung ist nachhaltige Beschaffung einfacher und schneller geworden. Sie schätzen den rechtssicheren Rahmen.
• Das digitale System bietet mit einem integrierten Monitoring jederzeit einen vollständigen Überblick über den Stand nachhaltiger Beschaffung.

Weitere strukturelle Anker

• 2023 hat die Stadt nachhaltige Beschaffung als operatives Ziel im Stadtentwicklungskonzept verankert.
• Die Dienstanweisung für nachhaltige Beschaffung wurde weiterentwickelt. Zudem wurden eine Negativliste Beschaffung erstellt sowie eine Musterleistungsbeschreibung mit einem Anhang, der Bieter*innen den Nachweis der Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen erleichtert.
• Personell ist das Themenfeld Fairer Handel und Faire Beschaffung mit einer 100 Prozent-Stelle für nachhaltige Beschaffung, mit einer 25 Prozent-Stelle für die Koordination der Fairtrade-Stadt und einer 140 Prozent-Stelle für die Koordination von Partnerschaften, die Verankerung der SDGs und für kommunale Entwicklungspolitik verankert.

Die Stadt Mannheim hat nachhaltige Beschaffung in verschiedenen Dokumenten festgeschrieben.

Leitbild
Den großen strategischen Rahmen bildet zunächst das Leitbild Mannheim 2030, verabschiedet im Jahr 2019. In Ziel 7 des Dokuments bekennt sich die Stadt klar zu fairem Handel, verantwortungsvollem Konsum und auch zu globaler Zusammenarbeit. Alle Ziele bilden sich dabei auch im städtischen Haushalt ab und Entwicklungen werden anhand von sogenannter TOP-Kennzahlen nachgehalten. Für den nachhaltigen Konsum erhebt die Stadt in einer jährlichen Befragung den Anteil der Mannheimer Bürger*innen, die regelmäßig Bio-Lebensmittel und – wo immer möglich – ausschließlich oder überwiegend Produkte aus fairem Handel kaufen. Seit 2023 gibt es zudem die TOP-Kennzahl „kommunale Ausgaben für nachhaltige Beschaffung“, die Orientierungsmarker in Bezug auf den Einkauf der Kommunalverwaltung gibt. Erhoben werden die Daten zunächst für alle Beschaffungen ab einer Wertgrenze von 20.000 Euro. Sollte sich das Instrument als aussagekräftig erweisen, ist eine Ausweitung angedacht.

Handlungskonzept Kommunale Entwicklungspolitik
Im Jahr 2021 hat die Stadt Ziel 7 des Leitbilds in einem eigenen Handlungskonzept konkretisiert. Es dekliniert die Handlungsfelder faire Beschaffung, verantwortungsvoller Konsum sowie kommunale Entwicklungszusammenarbeit & Globales Lernen aus und legt Strukturen fest, die die Umsetzung verantworten. Wichtig war es dabei, bestehendes Engagement und etablierte Gremien zu integrieren, aber auch, wo nötig, Neues aufzubauen. Zentrale Koordinationsaufgaben übernimmt nun der neu gebildete Runde Tisch Entwicklungspolitik. Dieser bringt Mitglieder der Gemeinderatsfraktionen, des Migrationsbeirats, Vertreter*innen der Stadtverwaltung und zivilgesellschaftliche Organisationen zusammen und hat ein gemeinsames Verständnis kommunaler Entwicklungspolitik erarbeitet.

Gesamtstrategie nachhaltige Beschaffung
Auf weiteren Ratsbeschluss hin wurden die formulierten Oberziele im Jahr 2022 schließlich konkret auf den Bereich der nachhaltigen Beschaffung heruntergebrochen. Auch hier ging es darum, das bisherige Engagement einzelner Dienststellen stärker zu koordinieren und damit nachhaltige Beschaffung zielgerichteter und effektiver umzusetzen. Kern der Strategie ist ein Neun-Punkte-Plan, von dem einzelne Bausteine bereits umgesetzt wurden. Bei der Entwicklung der Gesamtstrategie nutzte Mannheim ein Beratungsangebot der SKEW.

Was wurde erreicht?

• Das strukturierte konzeptionelle Vorgehen hat bestehende Strukturen und bestehendes Engagement gebündelt und optimiert.
• Das eingeführte Monitoring macht Fortschritte sichtbar.
• Das partizipative Vorgehen – sowohl in Bezug auf die Stadtgesellschaft als auch auf die einzelnen städtischen Dienststellen – hat viele Akteur*innen ins Boot geholt.

Weitere strukturelle Anker

• Aller Strategiearbeit gingen in Mannheim entsprechende politische Beschlüsse des Gemeinderats voraus. Die Gesamtstrategie für nachhaltige Beschaffung etwa basierte auf einem Grundsatzbeschluss vom 27.07.2022, der festlegt, soziale und ökologische Kriterien in der städtischen Vergabepraxis von Waren- und Dienstleistungen künftig mit mindestens 30 Prozent zu gewichten. Dabei sollen, wo immer möglich, geeignete Gütezeichen und Zertifikate von den Bieter*innen als Nachweis verlangt werden.
• In 2022 wurde die Besondere Geschäftsanweisung für die Durchführung städtischer Veranstaltungen (BGA) angepasst. Ein Handlungsleitfaden macht verbindliche Vorgaben in Bezug auf ein nachhaltiges Veranstaltungsmanagement.

Die Stadt Münster liefert uns ein Beispiel, wie Gremien zu einer strukturellen Verankerung von fairer Beschaffung beitragen können.

Basierend auf einem Ratsantrag hat die Stadt im Jahr 2022 die ämterübergreifende Arbeitsgruppe "Sozialökologische Beschaffung" eingerichtet. Ziel dieses Gremiums ist es, das bisherige Engagement der verschiedenen Ämter zu bündeln und verwaltungsweit ein faires und nachhaltiges Beschaffungswesen einzuführen. Involviert sind das Büro Internationales, das Amt für Grünflächen, Umweltschutz und Nachhaltigkeit, Münster Marketing sowie Vertreter*innen aus Wissenschaft und Zivilgesellschaft. Die Federführung obliegt dem Amt für zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement.

Mit der Einrichtung der Arbeitsgruppe hat die Stadt einen konkreten Schritt unternommen, das Thema fairen Handel auch auf die Kommunalverwaltung zu beziehen. Sie ergänzt damit ihre langjährige Projektarbeit und die vielfältige personelle und finanzielle Unterstützung zivilgesellschaftlicher Initiativen.

Was wurde erreicht?

• Mit der Arbeitsgruppe wurde eine verbindliche Arbeitsstruktur für die Einführung einer verwaltungsweiten öko-fairen Beschaffung geschaffen.
• Vorhandenes Engagement einzelner Aktiver in der Stadtverwaltung wird gebündelt.
• Verwaltungsmitarbeiter*innen wurden für das Thema sensibilisiert.

Weitere strukturelle Anker

• Fairer Handel und faire Beschaffung sind auch als strategische Ziele in der Nachhaltigkeitsstrategie Münster 2030 verankert. Dort heißt es: „Stadt, Wirtschaft und Zivilgesellschaft sollen künftig überwiegend die Möglichkeiten des fairen Handels, der fairen Beschaffung und fairer Finanzanlagen nutzen und dadurch in Ländern des Globalen Südens menschenwürdige Lebens- und Arbeitsbedingungen fördern.“ Ein im Jahr 2019 vom Rat verabschiedetes Maßnahmenprogramm benennt hierzu konkrete Projekte. Für die Nachhaltigkeitsberichterstattung sollen entsprechende Indikatoren entwickelt werden.
• In den Jahren 2018 bis 2022 hat der faire Handel in Münster stark von einer Personalstelle über das SKEW-Förderprogramm „Koordination kommunaler Entwicklungspolitik“ profitiert. Einen Teil dieser personellen Ressource hält die Stadt seither selbst aufrecht. Außerdem leistet eine im Umweltamt eingerichtete BNE-Stelle Bildungsarbeit zum fairen Handel.
• Seit 2021 bemüht sich die Stadt zudem um eine Struktur, die die Fairtrade-Städte des Münsterlands vernetzt. Es haben bereits mehrere (Online)Treffen stattgefunden.

Die Stadt Regensburg hat nachhaltige Beschaffung in einer neuen Dienstanweisung für Vergabe verankert – in Kraft getreten im April 2023. Die Anlage Nachhaltige Beschaffung setzt dabei klare Standards für die Berücksichtigung sozialer und ökologischer Kriterien in der Beschaffung. Sie gibt vor, bei der „Auftragsvergabe alle vergaberechtlich zulässigen Spielräume für eine nachhaltige Beschaffung unter Berücksichtigung sozialer und ökologischer Kriterien sowie Kriterien des Fairen Handels auszuschöpfen“.

Konkret muss insbesondere bei definierten sensiblen Produktgruppen auf die Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen bzw. eine entsprechende Zertifizierung zur Einhaltung der Kriterien des fairen Handels geachtet werden. Zu diesen Produkten zählen unter anderem Textilien und Bekleidung, IT-Produkte, Natursteine, Spielwaren, Sportartikel, Lebensmittel aus Ländern des Globalen Südens, Lederwaren, bestimmte Büromaterialien und Produkte aus Naturkautschuk.

Für die Beschaffung dieser Produkte besteht eine Nachweis- und Dokumentationspflicht: Anbieter*innen müssen im Vergabeprozess entsprechende Nachweise erbringen. Mitarbeiter*innen der Verwaltung müssen Abweichungen in der Beschaffung begründen.

Ergänzt werden diese Vorgaben durch eine Negativliste. Sie umfasst Produkte, die den formulierten Mindeststandards nicht entsprechen und damit grundsätzlich nicht beschafft werden dürfen. Hierzu gehören neben den genannten sensiblen Produkten aus nicht fairer Herkunft Produkte wie Einweggeschirr, Getränke in Einwegverpackungen, gentechnisch veränderte Lebensmittel oder auch Reinigungsmittel mit Mikroplastik.

Was wurde erreicht?

• Die Dienstanweisung macht faire und ökologische Beschaffung verbindlich und transparent.
• Durch klare Vorgaben unterstützt sie Beschaffungsverantwortliche in der Umsetzung.

Weitere strukturelle Anker

• Die faire Beschaffung von Textilien und Bekleidung wurde auch in der Schutzausrüstungsrichtlinie der Stadt verankert. Hierzu wurde die bestehende Richtlinie zum 1. Mai 2022 um einen Punkt erweitert, der (bei entsprechender Marktabdeckung) die sozial- und umweltverträgliche Beschaffung von Schutzausrüstung und Dienstbekleidung vorschreibt.
• Um den Mitarbeiter*innen die Umsetzung nachhaltiger Beschaffung zu erleichtern, wurde ein Leitfaden erarbeitet. Das 58-seitige Dokument stellt unter anderem relevante Siegel und Gütezeichen für sensible Produkte vor.
• Seit März 2022 unterhält die Stadt einen Rahmenvertrag für faire Arbeitskleidung mit einem Unternehmen, das Mitglied der Fair Wear Foundation ist. Circa 875 Mitarbeiter*innen des Gartenamts, des Amts für Kreislaufwirtschaft, der Stadtreinigung, des Flottenmanagements, des Tiefbauamts oder des Amts für Gebäudeservice decken hieraus ihren Bedarf.
• Seit Januar 2025 hat die Stadt die Stelle des Koordinators für kommunale Entwicklungspolitik entfristet und finanziert diese aus eigenen Mitteln.
• In 2025 hat die Stadt einen Voluntary Local Review (VLR) veröffentlicht, der auch die Entwicklungen im fairen Handel dokumentiert und nachhält.

Zum Schluss möchten wir in diesem Artikel noch einen Landkreis herausgreifen.

Ausgezeichnet wurde der Rhein-Kreis Neuss beim diesjährigen Hauptstadtwettbewerb zum einen für sein langjähriges Engagement und seine vielen Aktivitäten im fairen Handel – darunter eine faire Fahrradroute, faire Kamelle und ein fairer Online-Einkaufs- und Gastronomieführer. Spannend ist aber auch, wie er seine Multiplikatorenfunktion für die kreisangehörigen Gemeinden ausfüllt und Strukturen geschaffen hat, um fairen Handel auch dort anzuregen.

Zum einen hat der Rhein-Kreis Neuss eine Steuerungsgruppe für den fairen Handel geschaffen, in dem aktuelle Themen diskutiert, (gemeinsame) Aktivitäten koordiniert und langfristige Entwicklungen geplant werden können. In diesem Netzwerk sind alle Kommunen des Kreises, Eine-Welt-Organisationen, Faire Kitas und die Fairtrade-Schulen vertreten.

Zudem hat sich der Kreis mit seinen Kommunen Dormagen, Grevenbroich, Jüchen, Kaarst, Korschenbroich, Meerbusch und Rommerskirchen zur „Allianz für Klima und Nachhaltigkeit im Rhein-Kreis Neuss“ zusammengeschlossen. Seit 2021 werden hier fachlicher Austausch und gemeinsame Projektarbeit zu den Zielen der Agenda 2030 koordiniert.

Was wurde erreicht?

• Der faire Handel im Rhein-Kreis Neuss gedeiht – in Form vieler kleiner Aktionen sowie in langfristigem Commitment einzelner Gemeinden und Akteure. Inzwischen gibt es zwölf Fairtrade-Schulen und neun Faire Kitas. Die kreisangehörigen Kommunen übernehmen immer wieder Projektideen wie etwa das Verteilen fairer Kamelle im Karneval.
• Seine Multiplikatorenrolle nimmt der Rhein-Kreis Neuss auch in internationaler Hinsicht wahr: Im Jahr 2023 hat er seine Partnergemeinde Campohermoso auf dem Weg zur zweiten Fairtrade-Stadt Kolumbiens begleitet.

Weitere strukturelle Anker

• Im Jahr 2021 hat der Rhein-Kreis Neuss einen Leitfaden für nachhaltige Beschaffung aufgelegt. Dieser führt allgemein in die nachhaltige kommunale Beschaffung ein und bietet auch den kreisangehörigen Kommunen konkrete Tipps für die Umsetzung an.
• Zudem stellt der Kreis personelle Ressourcen bereit. Fairer Handel und nachhaltige Beschaffung gehören seit dem Ende der geförderten Koordinierungsstelle für kommunale Entwicklungspolitik zum Aufgabenfeld des Beauftragten für Klimaschutz und Nachhaltigkeit.