Faire Beschaffung mit Augenmaß

Herr Beyer, die Leitfrage Ihrer Beschaffungsrichtlinie ist beeindruckend. Wie kamen Sie zu diesem ambitionierten Motto?
Das ist die Leitfrage des Gemeinwohl-Ökonomie-Prozesses, den wir absolviert haben. Wir wurden im Oktober 2021 als zweite Kommune in Bayern als „Gemeinwohl-Gemeinde“ ausgezeichnet. Das war auch mit der Anstoß, warum wir uns mit dem Thema nachhaltige und faire Beschaffung beschäftigt haben. Dieses Motto zieht sich durch alle Handlungsbereiche unserer Gemeinde.

Die Gemeinwohl-Ökonomie ist eine weltweite Bewegung, die sich für ein nachhaltiges Wirtschaftsmodell mit dem Ziel einer ethischen Wirtschaftskultur einsetzt. Wie hat sie den Weg in Ihre Gemeinde gefunden?
Wir hatten in unserem Kulturforum eine Lesung der Autor*innen des Buchs „Die Vorstufe zum Paradies“. Dabei ging es auch um die Gemeinwohl-Ökonomie. Unsere Bürgermeister*innen und Gemeinderäte haben das gehört und die meisten haben die Idee für gut befunden. Es ist dann eine Zusammenarbeit über alle Fraktionen hinweg entstanden. Die Idee wurde nicht zur Parteipolitik gemacht, sondern es wurde in der Sache diskutiert. So kam es zu dem Beschluss, dass wir „Gemeinwohl-Gemeinde“ werden wollen.

Springen wir direkt zu den Resultaten: Worin sehen Sie den größten Gewinn durch Ihre neue Beschaffungsrichtlinie?
Ich glaube noch wesentlich wichtiger als die Beschaffungsrichtlinie selbst, die jetzt in Papierform vorliegt, war der Prozess. Das Wichtigste war, die Kolleg*innen aus der Verwaltung für das Thema zu sensibilisieren und zusammen zu schauen, wo und in welchen Bereichen es gut gelingen kann, nachhaltige Beschaffung umzusetzen. Nur dadurch kann faire Beschaffung gut gelebt werden und hat vielleicht auch Effekte in andere Bereiche, zum Beispiel ins Private.

Wie ist dies konkret gelungen?
Wir haben alle Mitarbeiter*innen, die beschaffen – das sind bei uns eigentlich fast alle – in Gruppen zu gleichartigen Produkten zusammengenommen. Also zum Beispiel die Bücherei und das Bürgermeisteramt, die beide Büromaterial beschaffen. Kindergarten, Jugendarbeit und Schule in eine Gruppe oder auch das Bauamt und den Bauhof. Dann haben wir in einem ersten Workshop versucht zu vermitteln, worum es uns geht und gemeinsam geschaut, was genau beschafft wird, wo die Herausforderungen liegen und welche Siegel es für die jeweiligen Produkte gibt. Mit dieser Grundlage haben wir dann an der Beschaffungsrichtlinie gearbeitet.

Ungefähr ein Jahr später haben wir in einem zweiten Workshop die Erfahrungen der Mitarbeiter*innen eingeholt, denn diese haben sich inzwischen schon grob an der Idee der fairen Beschaffung orientiert. So konnten wir den Entwurf der Beschaffungsrichtlinie diskutieren und anpassen.

Diesen Prozess haben wir auch mit der SKEW gemacht. Deren Zuarbeit war sehr hilfreich, weil sie uns für die Produkte einen Überblick über die möglichen Siegel geben konnte. Ohne diese Begleitung hätten wir wohl nicht diese Expertise und auch nicht dieses Standing für den Prozess gehabt.

Wie waren die Reaktionen Ihrer Mitarbeiter*innen?
Am Anfang waren sie schon sehr skeptisch und teilweise auch ablehnend. Das ist vor dem Hintergrund zu sehen, dass die Arbeitsbelastung insgesamt sehr hoch ist, gerade bei denjenigen, die viele Produkte beschaffen. Unser Bauamt zum Beispiel läuft am Anschlag. Dann noch schauen zu müssen, welche Produkte mit welchen Siegel erhältlich sind, hat bei den Mitarbeiter*innen erst einmal zu Zurückhaltung geführt. Im zweiten Schritt aber, als die Leute sich mehr mit dem Thema befasst hatten, haben die meisten auch den Sinn dahinter gesehen. Um die Umsetzung praktikabel zu machen, haben wir entschieden, uns an Siegeln zu orientieren. Diese sind eine relativ einfache Möglichkeit abzuprüfen, ob ein Produkt für uns passt oder nicht, oder eben einfach nach Produkten mit diesen Siegeln zu suchen.
An einigen Stellen haben wir uns Partner*innen oder Dienstleister*innen gesucht und entsprechende Routinen aufgebaut. Zum Beispiel beziehen wir über einen Onlineversand Kaffee mit einer hohen Wertschöpfung in Äthiopien. Beim zweiten Workshop zum Thema Lebensmitteleinkauf sind wir außerdem einfach in den Supermarkt rüber gegangen, der bei uns schräg gegenüber liegt und haben geschaut, welche Produktalternativen es gibt. Wir bemühen uns da, eine einfache Lieferung oder Abholung für bestimmte Produkte hinzubekommen. Denn für die Mitarbeiter*innen ist eben auch klar, dass sie nicht fünf Kilometer fahren, um im Bioladen einzukaufen, wenn sie mal schnell einen Tee oder Milch für eine Sitzung brauchen.

Sie gehen also eher flexibel mit der Beschaffungsrichtlinie um?
Unsere Prämisse war von Anfang an, das umzusetzen, was gut möglich ist. Wenn es aber an bestimmten Stellen nicht zielführend oder nicht wirtschaftlich ist oder eben nicht geht, dann eben nicht. Wenn man Produkte zum Beispiel von weit her beschaffen müsste, nur weil sie ein Siegel haben, dann halten wir es für sinnvoller, ein regionales Unternehmen zu wählen, das anständig produziert. Zum Beispiel im Baubereich ist es tatsächlich noch recht schwierig. Es gibt zwar recycelten Zement, aber der ist einfach noch nicht so in der Breite verfügbar, dass man das bei einer Ausschreibung berücksichtigen könnte. Hier schauen wir aber zum Beispiel verstärkt darauf, dass die Mitarbeiter*innen der Baufirmen, die ja oft von weit weg herkommen, ordentlich untergebracht sind und gute Arbeitsbedingungen haben. Eine Baufirma, die aktuell bei uns im Kanalbau arbeitet, hat zum Beispiel eine Vier-Tage-Woche. So können die Arbeiter*innen von Freitag bis Sonntag zu ihren Familien fahren. Wir bestehen also nicht auf Biegen und Brechen auf Produkte mit Siegel des fairen Handels. Außerdem wollen wir langjährige Partnerschaften mit Dienstleister*innen keinesfalls in Gefahr bringen. Mit diesen besprechen wir eher, was man noch besser machen könnte. Ich glaube, das hat die Akzeptanz der Beschaffungsrichtlinie sehr gestärkt. Zum Beispiel haben wir bei der Feuerwehrkleidung überlegt, auf fair zertifizierte Kleidung umzustellen. Von unserem derzeitigen Lieferanten haben wir dann aber erfahren, dass die aktuelle Kleidung ausschließlich in Europa produziert wird. Das sind nun zwar noch nicht Fairtrade-Stoffe oder Biostoffe, aber so kann man halt auch einen Feuerwehrkommandanten mitnehmen und für das Thema sensibilisieren.

Woher kommen die Ideen?
Es gibt bei uns verschiedene Antreiber*innen. Unsere zweite Bürgermeisterin bringt immer wieder Ideen ein. Und eben die Kolleg*innen aus den verschiedenen Bereichen. Zum Beispiel hat die Bauabteilung zu Spielplatzgeräten recherchiert und geprüft, welches Material wir für die Bänke und Spielgeräte nehmen. Wir haben uns jetzt für Robinie entschieden und beauftragen ein lokales Unternehmen für die Herstellung. Die Mitarbeiter*innen im Kindergarten haben vorgeschlagen, den Kindern nur noch einmal im Jahr ein Geschenk zu machen, dafür aber dann hochwertiger. Diese Ideen kommen einfach von den Mitarbeiter*innen, denn alleine am Tisch fällt einem so etwas ja nicht ein. Diese Eigeninitiative versuchen wir zu fördern. Es ist wichtig, die Lust bei den Mitarbeiter*innen zu entfachen, tolle Lösungen und tolle Produkte zu finden, an die man vielleicht vorher noch nicht gedacht hat. Wie die Kollegin, die Platzgestaltungsmaterialien mit recyceltem Kunststoff heranschafft und zudem stolz darauf ist, dass das Unternehmen auch Menschen mit Behinderung beschäftigt. Dabei muss man den Leuten auch immer wieder sagen, dass wir nicht immer das Günstigste nehmen müssen und wollen. Wir haben den Vorteil, dass wir eine relativ wohlhabende Kommune sind. Daher sind wir auch bereit, mehr Geld auszugeben, wenn etwas werthaltig ist und länger hält.

Postbauer-Heng ist eine kleine Kommune. Welche Vorteile hat dies aus Ihrer Sicht ?
Der Vorteil ist auf jeden Fall, dass man solche Workshops mit allen Mitarbeiter*innen machen kann. Man muss das Ganze nicht so stark formalisiert angehen. Wahrscheinlich wäre es bei uns sogar ohne eine Beschaffungsrichtlinie gegangen. Natürlich gibt diese einen Rahmen, hat eine schöne Außenwirkung und gibt auch neuen Mitarbeiter*innen mehr Sicherheit. Aber wie schon gesagt, der Austausch und das gemeinsam Entwickeln mit den Kolleg*innen ist aus meiner Sicht mindestens so wichtig. Unkompliziertes, wenig bürokratisches Umsetzen und gemeinsames Anpacken funktionieren bei einer Kommunengröße, wie wir sie haben, ganz gut. Und es macht dann vielleicht auch mehr Spaß, als wenn das Beschaffungsamt das Ding entwirft und sagt, das müsst ihr umsetzen. Gleichzeitig gibt es aber in einer kleinen Kommune auch keine Person, die sich nur um dieses Thema kümmert und immer wieder Antreiber*in sein kann. Es braucht also Leute, die für das Thema brennen.

Gab es auch Durststrecken?
Es gibt natürlich immer wieder Situationen, wo Kolleg*innen etwas bestellen, das vielleicht nicht so ganz im Sinne der Beschaffungsrichtlinie ist. Gerade bei Dingen, die nicht so oft gebraucht werden, muss dann halt auch erinnert werden. Im Frühjahr oder Sommer werden wir eine neue Workshoprunde machen müssen, um das Thema wieder stärker ins Bewusstsein zu bringen. Ich glaube, man darf nicht erwarten, dass so eine Beschaffungsrichtlinie von jetzt auf gleich super umgesetzt wird. Das ist eher ein stetiger Verbesserungsprozess. Also einfach mal anfangen, und wenn man dann die ersten Erfolge hat, dann klappt es auch gut.

Wie kommunizieren Sie Ihr verändertes Einkaufsverhalten in der Kommune?
Die Beschaffungsrichtlinie haben wir vor allem im Rahmen des gesamten Gemeinwohl-Ökonomie-Prozesses kommuniziert. Manche Bürger*innen finden es gut, andere halten es für übertrieben. Bei der zweiten Workshoprunde haben wir auch unseren Planer*innen, also die Architekt*innen, Tiefbauer*innen usw. unsere Richtlinie vorgestellt und sind in einen guten Austausch gekommen. Einer der Architekten hat zum Beispiel darauf hingewiesen, dass kleinere Firmen und Handwerksbetriebe bei den Ausschreibungen durch die Siegel oft ausgeschlossen werden, weil sie nicht die Ressourcen haben, sich zertifizieren zu lassen. Vielleicht machen sie aber trotzdem gute oder sogar bessere Arbeit. Diesen Diskurs versuchen wir an den verschiedenen Stellen zu öffnen und zu fördern. Wir haben uns auch mit Unternehmen ausgetauscht und auch dafür geworben, dass diese sich selbst eine Gemeinwohl-Bilanz erstellen. Wir haben auch einen lokalen Bäcker hier, der ganz viel in diese Richtung macht – auch wenn er nicht zertifiziert ist. Diesen versuchen wir bei Caterings für unser Kulturzentrum zu berücksichtigen. Dabei geht es dann nicht nur explizit nur um den fairen Handel, sondern im Sinne der Gemeinwohl-Ökonomie eben auch darum, wie jemand mit seiner Auszubildenden vor Ort umgeht.

Was sind Ihre nächsten Schritte?
Das hört sich vielleicht ein bisschen langweilig an, aber wir wollen einfach noch weitere Runden drehen. Also den Austausch mit den Kolleg*innen aufrechterhalten und immer wieder neu hinschauen, wo es etwas zu verbessern gibt. Aus Ressourcengründen fehlt uns leider ein umfassendes Monitoring. Wir würden aber gerne wenigstens die Leuchttürme exemplarisch herausstellen und zeigen, bei welchen Produkten wir uns deutlich verbessert haben. So können wir die Mitarbeiter*innen ermutigen, noch nachhaltiger, noch fairer zu beschaffen.

Was raten Sie einer Kommune, die ihre Beschaffung fair gestalten möchte?
Sich das Commitment der Verwaltungsspitze zu holen, das Ganze als gemeinsamen Prozess mit den Kolleg*innen zu sehen, bei der SKEW nach Unterstützung fragen und lokale Netzwerke zu nutzen. Wir selbst sind Mitglied im Pakt für nachhaltige Beschaffung der Metropolregion Nürnberg. Dieser bietet Infoveranstaltungen zu allen möglichen Themen der fairen Beschaffung und Austausch mit anderen Kommunen an. Das ist sehr gewinnbringend – wenn man sich die Zeit dafür nimmt.