„Einfach anfangen...“

Frau Punte, wie würden Sie diesen Satzanfang weiterführen: „Lebensmittel, mit denen die Stadt Paderborn Mitarbeit*innen, Gäste und Kinder versorgt, sollen künftig...“
... biologisch, regional, saisonal und fair sein.

Warum eignet sich besonders die Produktgruppe Lebensmittel aus Ihrer Sicht dafür, in einer Kommune mit fairer Beschaffung zu starten?
Weil es einige Lebensmittel gibt, die recht einfach durch faire Alternativen zu ersetzen sind und es nicht bei allen Produkten immer auch einen großen Preisanstieg gibt.

In Paderborn arbeiten Sie bereits daran, mehr fair produzierte und gehandelte Lebensmittel in den „städtischen Verbrauch“ zu integrieren? Wo haben Sie angesetzt?
Bei uns ging es um die Ausschreibung für den Betrieb der Kantine in unserer Verwaltung. In dieser haben wir von den Anbieter*innen faire, regionale und saisonale Produkte als Grundvoraussetzung gefordert. Vorweg haben wir aber eine Befragung unserer Mitarbeiter*innen gemacht. Dabei kam heraus, dass auch diese sich wünschen, dass die Produkte zumindest regionaler und saisonaler sind, und vor allem, dass es mehr gesunde Sachen gibt. Das war eine gute Grundlage und wir konnten damit ziemlich gut für eine faire Beschaffung in der Kantine argumentieren.

Wie haben Sie die Ausschreibung konkret gestaltet?
Einige Produkte haben wir verbindlich ins Leistungsverzeichnis geschrieben. Zusätzlich haben wir beim Zuschlag Punkte dafür vergeben, wenn ein Angebot weitere faire, regionale oder biologische Lebensmitteln umfasste.

Wie haben die Anbieter*innen auf Ihre Wünsche reagiert?
Wir haben zu Anfang einen Bieterdialog gemacht. Dabei kam allerdings erst einmal heraus, dass alles, was wir fordern wollten, eigentlich nicht umsetzbar ist. Es gab Bedenken wegen der hohen Kosten und der Tatsache, dass das damit verbundene wirtschaftliche Risiko alleine bei den Betreiber*innen der Kantine liegt. Schwierig war auch der Zeitpunkt unserer Ausschreibung Anfang des Jahres 2023. Der Mindestlohn für die Mitarbeitenden war gestiegen und die Preise in der Lebensmittelbeschaffung gingen unkontrollierbar durch die Decke. Unter diesen Bedingungen dann auch noch Nachhaltigkeitskriterien zu erfüllen, erschien den Anbieter*innen unheimlich schwierig und uns wurde gesagt, so würden wir gar keine Betreiber*innen bekommen.

Wie sind Sie mit den Bedenken umgegangen?
Das war schon erst einmal sehr schwierig und wir standen vor der Frage, wie wir überhaupt weitermachen. Wir haben uns dann in eine dreimonatige Sondierungsphase begeben. In dieser haben wir mit verschiedenen Anbieter*innen direkt gesprochen, haben uns verschiedene Kantinen in der Region angeschaut und überlegt, wie wir das Konzept so lukrativ gestalten können, dass wir gute Angebote erhalten. Zum Beispiel kam das Thema auf, wie die Kantine durch die Anbieter*innen noch anderweitig genutzt werden könnte. Die Küche unserer Kantine ist für deutlich mehr Essen ausgelegt als die, die vor Ort verkauft werden. Es ist also durchaus möglich, von diesen Räumlichkeiten aus auch andere Einrichtungen oder Unternehmen zu beliefern. Diese Möglichkeit macht den Betrieb der Kantine noch ein bisschen attraktiver.

Schließlich haben wir uns dann für eine Konzessionsvergabe anstelle der normal üblichen Dienstleistungsvergabe entschieden. Diese gibt Spielraum für eine vorgeschobene Verhandlungsrunde. Wir haben also Erstangebote eingeholt, konnten in der Verhandlungsrunde Gespräche mit den Anbieter*innen darüber führen und die Zuschlagskriterien noch einmal anpassen. Wenn zum Beispiel gesagt wurde, dass ein bestimmtes Kriterium überhaupt nicht umsetzbar ist, dafür aber etwas anderes, hatten wir die Handhabe, dies anzupassen. So sind wir mit den Anbieter*innen schließlich auf einen gemeinsamen Nenner gekommen. Insgesamt haben wir dabei die ursprünglichen Mindestkriterien etwas runtergedrückt, aber andererseits über die Zuschlagskriterien die Möglichkeit gegeben, noch mehr zu erfüllen. Im Ergebnis konnten unsere Erwartungen so ganz gut erfüllt werden. Anschließend haben wir dann die finalen Angebote bekommen, die nun auch gewertet wurden und auf deren Grundlage der Auftrag vergeben wurde.

Was war entscheidend für den Erfolg des Prozesses?
Ich glaube, ein entscheidender Schritt war tatsächlich, dass wir die Anbieter*innen integriert haben und diese ihre Meinung äußern konnten. Aus den Gesprächen wurde deutlich, dass eine Bioquote heutzutage eigentlich gang und gäbe ist. Faire Produkte dagegen sind für viele doch noch eine Herausforderung, zumindest wenn sie verarbeitet werden müssen. Die Produkte müssen in der entsprechenden Menge verfügbar sein und im Preis liegen sie oft deutlich höher. Auch die Einbindung von Nachhaltigkeitskriterien in die Zuschlagskriterien scheint sehr erfolgreich gewesen zu sein. So haben die Bieter*innen die Möglichkeit, selbst zu entscheiden und zu kalkulieren, welche Kriterien Sie in welchem Maße erfüllen können. Ihnen wird damit die Chance gegeben, sich von anderen Bieter*innen abzusetzen und ein Alleinstellungsmerkmal zu schaffen. Wir schließen also niemanden durch zu hohe Mindestkriterien aus und können trotzdem motivieren, Nachhaltigkeitskriterien in das Angebot zu integrieren.

Was war noch wichtig?
Wir sind mit allen in den Austausch gegangen. Also meine Kollegin und ich, unsere direkten Vorgesetzten, die Vergabestelle, das Gebäudemanagement, die Gremien, der Personalrat. Wir haben mit umliegenden Unternehmen gesprochen und zum Beispiel auch überlegt, ob wir eine gemeinsame Kantine daraus machen können. Wir haben uns juristische Unterstützung durch ein SKEW-Angebot und eine Unternehmensberatung dazugeholt. Es ist gut, fachliches Know how dabei zu haben, um die Ausschreibung dann auch wirklich gut und strukturiert zu formulieren und ganz klar zu beschreiben, was man möchte und was man erwartet. Ich glaube, es gibt kein richtiges Geheimpatent. Im Endeffekt muss jede Kommune das auf ihre Situation und die Gegebenheiten anpassen. Wir sind also einfach allen Ideen nachgegangen und mit den vielen Erfahrungen, die da zusammen kamen, sind wir dann zu einem guten Ergebnis gekommen. Ich würde allen raten, einfach irgendwo anzufangen.

Was unternehmen Sie sonst, um den Anteil fairer Lebensmittel in Paderborn zu steigern?
Grundsätzlich haben wir schon fairen Kaffee, Tee und Zucker in der Verwaltung, der für alle Besprechungen angeboten wird. Und wir haben verschiedene Aktionen gemacht. Zum Beispiel gab es eine „Faire Kaffee- und Schokoladenaktion“, wo wir unsere Mitarbeiter*innen dafür sensibilisiert haben, woher diese Produkte kommen und warum es so wichtig ist, sie fair zu beschaffen. Damit wollten wir an den privaten Konsum während der Arbeitszeit herangehen, den wir sonst ja nicht steuern können. Außerdem haben wir mit einer Grundlagenschulung gezielt die Beschaffer*innen ausgebildet, wie sie sozial und ökologisch nachhaltig beschaffen können, also wie sie Nachhaltigkeitskriterien in Ausschreibungen und Direktvergaben verankern können. Ein halbes Jahr später haben wir dann ein Vernetzungstreffen angeboten, um die Mitarbeiter*innen der unterschiedlichen Ämter, die ja oft die gleichen Produktgruppen beschaffen, zusammenzubringen und so mehr Synergieeffekte zu schaffen. Dieses Voneinanderlernen möchten wir mehr fördern. Faire Beschaffung soll nicht nur vorgegeben werden, sondern die Mitarbeiter*innen sollen sich untereinander austauschen und aus Best Practice Beispielen voneinander lernen. Das ist einer unserer Erfolge, dass wir es geschafft haben, viele Mitarbeiter*innen in der Zeit auf das Thema aufmerksam zu machen.

Was wollen Sie in Sachen Lebensmittel als nächstes angehen?
Der nächste Schritt ist, dass wir Handreichungen auf den Weg gebracht haben, also Produktleitfäden für alle sensiblen Produkte. Sie beschreiben, warum ein Produkt im Sinne sozialer Nachhaltigkeit als sensibel gilt und geben Hilfestellung, wie diese Produkte fair beschafft werden können. Zum Beispiel haben wir einen Siegelkatalog erstellt, der zeigt, welche Siegel sicherstellen, dass die Produkte fair produziert wurden oder zumindest auf bestimmten Lieferkettenstufen bestimmte Kriterien eingehalten werden. Wir hoffen, dass die Beschaffer*innen für die Schulverpflegung, Kitaverpflegung und auch das städtische Catering sich mehr und mehr daran orientieren und so noch weitere faire Produkte integriert werden.