Unter nachhaltigem Veranstaltungsmanagement verstehen wir, dass nachhaltige, diversitätssensible und inklusive Aspekte bei allen Schritten der Planung, Durchführung, Evaluation und Dokumentation berücksichtigt werden. Im Konkreten bedeutet dies:
Veranstaltungsort
Der Veranstaltungsort, das Congress Center Messe Erfurt, ist seit 2014 mit dem Green Globe Zertifikat ausgezeichnet, welches jährlich verlängert wird, sobald die erforderlichen Kriterien erfüllt sind. Ausführliche Informationen zum Nachhaltigkeitskonzept der Messe Erfurt
Der Veranstaltungsort ist barrierefrei zugänglich.
Einladungs- und Teilnehmendenmanagement
Sowohl das Teilnehmenden- als auch das Einladungsmanagement werden elektronisch durchgeführt. Die Landing Page auf der Website der SKEW dient hierbei als zentraler Informationskanal. Zudem werden die Informationen über die Sozialen Netzwerke und E-Mail-Verteiler gestreut. Dabei wird auf Barrierefreiheit geachtet.
Bei der Anmeldung werden zudem eventuelle Assistenzbedarfe abgefragt.
Papierlose Veranstaltung
Die gesamte Kommunikation läuft fast ausschließlich elektronisch ab. Die Postkarten, mit denen das Save-the-Date versendet wurden, bestehen aus recyceltem Papier und wurden an ausgewählte Kontakte innerhalb Deutschlands versendet. Auf analoge Konferenzmappen wird verzichtet. Informationen werden ausschließlich digital zur Verfügung gestellt. Jegliche Drucksachen vor Ort werden auf ein Minimum reduziert.
Anreise
Die Veranstalterin stellt ein Veranstaltungsticket der Deutschen Bahn bereit, welches alle Teilnehmende nutzen können. Der Veranstaltungsort ist überdies sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar.
Übernachtung
Die für die Teilnehmenden bereitstehenden Hotels befinden sich in einem Radius von max. 9 km vom Veranstaltungsort und sind innerhalb von 40 Minuten über den ÖPNV vom Veranstaltungsort aus zu erreichen. Ebenso bieten alle Hotels auch barrierefreie Zimmer an.
Catering
Das Catering des Fair Kongress 2023 ist ausschließlich vegetarisch und saisonal, biologisch und regional ausgerichtet. Ebenso werden vegane Optionen vorhanden sein. Auf Kleinstverpackungen für z.B. Tee und Zucker wird vollständig verzichtet. Getränke werden aus Mehrweg-Glasflaschen bereitgestellt und es wird ausschließlich Mehrweggeschirr verwendet. Bei der Anmeldung zum Kongress wird die Anwesenheit zu den Mahlzeiten abgefragt, um möglichst genaue Personenzahlen kalkulieren zu können. Ebenso werden Resteboxen zur Verfügung gestellt.
Sonstiges
Darüber hinaus wird eine gesamtgesellschaftliche Teilhabe an allen Programmpunkten angestrebt.
Das nachhaltige Management des Kongresses wird transparent dargestellt.