Fair Kongress 2023 - FAQs

Der Kongress beginnt mit einer Abendveranstaltung am Dienstag, 13. Juni 2023, und endet am Donnerstag, 15. Juni 2023, mittags.

Sofern Sie nicht an allen Programmpunkten teilnehmen können, haben Sie die Möglichkeit, dies bei der Anmeldung anzugeben.

Veranstaltungsort

Congress Center der Messe Erfurt GmbH
Gothaer Straße 34
99094 Erfurt

Mehr Informationen zum Programm

Nein, eine Teilnahme am Kongress ist kostenfrei. Anmeldungen von kommunalen und zivilgesellschaftlichen Akteurinnen und Akteuren sowie von anderen Landes- oder Bundesbehörden werden prioritär behandelt.

Bitte buchen Sie Ihr DB-Reiseticket über das speziell für den Kongress eingerichtete DB-Veranstaltungsticket. Sofern der Preis Ihrer Fahrtstrecke günstiger ist, können Sie Ihr Ticket selbstverständlich auch außerhalb des DB-Veranstaltungsticket-Portals buchen. Die Reisekosten müssen im Voraus von Ihnen bezahlt werden. Nach dem Kongress erfolgt mit uns die Reisekostenabrechnung. Wir erstatten nur Bahntickets der 2. Klasse.

Eine Anleitung zum Buchen finden Sie hier: https://www.bahn.de/bahnbusiness/tickets-und-angebote/business-tarife/veranstaltungsticket

Es werden die Reisekosten pro Fahrt in Höhe von maximal 72,90 Euro (Preis für eine Flex-Ticket in der 2. Klasse) übernommen.

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Wir übernehmen die Fahrtkosten mit der Deutschen Bahn, welche über das DB-Veranstaltungsticket oder ein anderes Bestellportal gebucht wurden. Sofern der Preis Ihrer Fahrtstrecke günstiger ist, können Sie Ihr Ticket selbstverständlich auch außerhalb des DB-Veranstaltungsticket-Portals buchen. Wir erstatten nur Bahntickets der 2. Klasse. Fahrtkosten mit dem PKW können entsprechend dem Merkblatt zur Reisekostenabrechnung erstattet werden.

Merkblatt Reise- und Übernachtungskostenerstattung (PDF, 364,5 KiB)

Bitte beachten Sie, dass Reisekosten nicht im Vorfeld des Kongresses abgerechnet werden können. Der Abrechnung sind die entsprechenden Belege (wie das DB-Veranstaltungsticket) beizulegen. Für Privatpersonen und privatwirtschaftliche Unternehmen, die nicht an der Programmgestaltung beteiligt sind, können wir keine Fahrtkosten übernehmen.

Die Reisekostenabrechnung erfolgt über das im Download-Bereich bereitgestellte Formular; bitte reichen Sie das ausgefüllte Formular inklusive der Tickets bzw. Belege direkt nach der Rückreise vom Kongress, aber spätestens bis Freitag, 23. Juni 2023 ein. Später eingereichte Reisekostenabrechnungen können nicht mehr abgerechnet werden.

Die SKEW stellt ein begrenztes Hotelkontingent zur Verfügung, welches Teilnehmende des Kongresses, die für Kommunen und Vereine tätig sind oder am Kongressprogramm beteiligt sind, kostenfrei nutzen können (inkl. Frühstück). Wenn Sie Interesse an einer solchen Übernachtungsmöglichkeit haben, geben Sie dies bitte entsprechend bei der Anmeldung an. Wir melden uns dann zeitnah bei Ihnen und informieren Sie, ob wir Ihnen eine Hotelübernachtung zur Verfügung stellen können.

Bitte beachten Sie, dass die gebuchten Hotels etwa 20 bis 40 Minuten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln vom Veranstaltungsort entfernt sind. Die Zimmer werden nach der Reihenfolge der Anmeldung vergeben. Eine Buchungsbestätigung erhalten Sie nach Ihrer Anmeldung separat per E-Mail. Es stehen auch barrierefreie Zimmer zur Verfügung. Falls der Bedarf besteht, geben Sie dies bitte an entsprechender Stelle bei der Anmeldung an.

Kommunale Teilnehmende erhalten Vorrang bei der Anmeldung zum Kongress und bei der Buchung von Hotelzimmern.

Bitte beachten Sie außerdem, dass wir Privatpersonen sowie privatwirtschaftlichen Unternehmen keine Hotelzimmer zur Verfügung stellen können und auch im Nachgang keine selbst gebuchten Hotelkosten erstatten, sofern Sie nicht als Referierende am Kongress beteiligt sind.

Für den Fall, dass Sie Ihre Übernachtung in Erfurt selber buchen möchten oder das Zimmerkontingent aufgebraucht ist, können Sie bis zu 80 Euro der Übernachtung im Nachgang der Veranstaltung erstattet bekommen. Nutzen Sie hierfür bitte das Merkblatt zur Abrechnung von Reisekosten.

Merkblatt Reise- und Übernachtungskostenerstattung (PDF, 364,5 KiB)

Sofern Sie eine Übernachtung über unser Hotelkontingent gebucht haben und zum Kongress nicht anreisen oder das Hotelzimmer aus anderen Gründen nicht benötigen, geben Sie uns bitte frühestmöglich Bescheid. Somit ist die Weitergabe des Hotelzimmers an Interessierte auf der Warteliste möglich.

Für nicht belegte Hotelzimmer müssen wir als Veranstalter in aller Regel 100 Prozent der Übernachtungskosten bezahlen. Im Sinne des sorgfältigen Umgangs mit öffentlichen Geldern sowie der Ressourcenschonung bitten wir Sie daher im Falle eines nicht benötigten Hotelzimmers um Nachricht an das Veranstaltungsteam.

Bitte schreiben Sie nicht direkt das Hotel an, da die gesamte Buchung und Steuerung des Hotelkontingents über unser Veranstaltungsteam abgewickelt wird!

Bitte geben Sie uns im Falle der Nichtteilnahme am Kongress frühestmöglich Bescheid, damit Interessenten auf der Warteliste berücksichtigt werden können. Zudem ermöglicht uns dies, die Raumkapazitäten und die Menge an Speisen und Getränken entsprechend anzupassen.

Für nicht abgemeldete Teilnehmende fallen auf unserer Seite Kosten an. Im Sinne der Ressourcenschonung sowie des sorgfältigen Umgangs mit öffentlichen Geldern bitten wir Sie daher, sich bei Nichtteilnahme abzumelden. Melden Sie sich bitte bei Nichtteilnahme per E-Mail an das Veranstaltungsteam ab.

Wir informieren alle angemeldeten Teilnehmenden im Vorfeld des Kongresses per E-Mail über das aktuelle Programm, die Registrierung vor Ort, die Einlasszeiten, die Anfahrt und weiteres.

Hinweise zur Barrierefreiheit am Veranstaltungsort sowie barrierefreie Hotelzimmer erhalten Sie gerne vorab über unser Veranstaltungsteam. Bitte machen Sie bei Ihrer Anmeldung entsprechende Angaben, sofern Sie Unterstützung benötigen oder kontaktieren Sie uns im Nachgang per E-Mail.

Ein Mitmach-Aufruf zur Einreichung von Programmbeiträgen ist bis zum 31. März 2023 verfügbar.

Mitmach-Aufruf: Praxis.Lab zur fairen Beschaffung

Die Anmeldung zum Kongress ist bis zum 5. Mai 2023 möglich. Die Anmeldung zu den parallelen Sessions am Nachmittag des 14. Juni 2023 wird ab Mitte Mai möglich sein. Hierüber werden Sie per E-Mail informiert.

Unter nachhaltigem Veranstaltungsmanagement verstehen wir, dass nachhaltige, diversitätssensible und inklusive Aspekte bei allen Schritten der Planung, Durchführung, Evaluation und Dokumentation berücksichtigt werden. Im Konkreten bedeutet dies:

Veranstaltungsort
Der Veranstaltungsort, das Congress Center Messe Erfurt, ist seit 2014 mit dem Green Globe Zertifikat ausgezeichnet, welches jährlich verlängert wird, sobald die erforderlichen Kriterien erfüllt sind. Ausführliche Informationen zum Nachhaltigkeitskonzept der Messe Erfurt

Der Veranstaltungsort ist barrierefrei zugänglich.

Einladungs- und Teilnehmendenmanagement
Sowohl das Teilnehmenden- als auch das Einladungsmanagement werden elektronisch durchgeführt. Die Landing Page auf der Website der SKEW dient hierbei als zentraler Informationskanal. Zudem werden die Informationen über die Sozialen Netzwerke und E-Mail-Verteiler gestreut. Dabei wird auf Barrierefreiheit geachtet.

Bei der Anmeldung werden zudem eventuelle Assistenzbedarfe abgefragt.

Papierlose Veranstaltung
Die gesamte Kommunikation läuft fast ausschließlich elektronisch ab. Die Postkarten, mit denen das Save-the-Date versendet wurden, bestehen aus recyceltem Papier und wurden an ausgewählte Kontakte innerhalb Deutschlands versendet. Auf analoge Konferenzmappen wird verzichtet. Informationen werden ausschließlich digital zur Verfügung gestellt. Jegliche Drucksachen vor Ort werden auf ein Minimum reduziert.

Anreise
Die Veranstalterin stellt ein Veranstaltungsticket der Deutschen Bahn bereit, welches alle Teilnehmende nutzen können. Der Veranstaltungsort ist überdies sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar.

Übernachtung
Die für die Teilnehmenden bereitstehenden Hotels befinden sich in einem Radius von max. 9 km vom Veranstaltungsort und sind innerhalb von 40 Minuten über den ÖPNV vom Veranstaltungsort aus zu erreichen. Ebenso bieten alle Hotels auch barrierefreie Zimmer an.

Catering
Das Catering des Fair Kongress 2023 ist ausschließlich vegetarisch und saisonal, biologisch und regional ausgerichtet. Ebenso werden vegane Optionen vorhanden sein. Auf Kleinstverpackungen für z.B. Tee und Zucker wird vollständig verzichtet. Getränke werden aus Mehrweg-Glasflaschen bereitgestellt und es wird ausschließlich Mehrweggeschirr verwendet. Bei der Anmeldung zum Kongress wird die Anwesenheit zu den Mahlzeiten abgefragt, um möglichst genaue Personenzahlen kalkulieren zu können. Ebenso werden Resteboxen zur Verfügung gestellt.

Sonstiges
Darüber hinaus wird eine gesamtgesellschaftliche Teilhabe an allen Programmpunkten angestrebt.

Das nachhaltige Management des Kongresses wird transparent dargestellt.

Allgemeine Fragen und Anregungen zum Kongress richten Sie bitte an anmeldung-fairkongress@labconcepts.de oder telefonisch an 0228/2498116