In der Regel sollten Entsendungen von Verwaltungspersonal oder themenbezogenem Fachpersonal einen zusammenhängenden Zeitraum von 12 Wochen nicht überschreiten Für mittel- oder längerfristige Entsendungen wird auf die zuständigen Personalentsendungsinstrumente verwiesen. Beratungsleistungen sollten vorrangig durch kommunale Experten oder Kooperationspartner erfolgen. Falls die fachliche Expertise in der Kommune fehlt, können zu diesem Zweck externe Dienstleistungen vergeben werden.
Für Reisen in die Partnerregion muss eine projektspezifische Wirkung auf ein konkretes entwicklungspolitisches Ziel nachweisbar sein. Delegationsreisen zu ausschließlich repräsentativen Zwecken können nicht unterstützt werden. Expertenreisen, die zum Austausch von Fachexpertise oder zur Qualifizierung von Südpartnern durchgeführt werden, sind dabei von Betreuungsreisen zu unterscheiden, die der Erfolgskontrolle der Projekten und Partnerschaftsarbeit dienen.
Reisende können Übernachtungs- und Tagegelder analog zur Verordnung über die Reisekostenvergütung bei Auslandsdienstreisen (Auslandsreisekostenverordnung) abrechnen. Die Hinweise zur Sicherheitsvorsorge und zu Not- und Krisenfällen im Ausland (gesondertes Merkblatt) sind dabei zu beachten.