1. Wer ist antragsberechtigt?
Antragsberechtigt sind deutsche Kommunalverwaltungen sowie die städtischen Bezirke für das Land Berlin und des Stadtstaates Hamburg. Gemeinsame Anträge mehrerer deutscher Kommunen und ihrer Städtepartner sind möglich, in dem Fall tritt eine deutsche Kommune als Vertragspartner auf.
Gemeinnützige Vereine, wie z.B. auch Städtepartnerschaftsvereine sowie Universitäten und andere Kooperationspartner sind nicht antragsberechtigt. Sie können die Projekte als lokale Akteur*innen unterstützen. Private Träger haben weiterhin die Möglichkeit, ihre Projekte über Engagement Global/ bengo zu beantragen.
Eigen- und Regiebetriebe und städtische Einrichtungen (z.B. Krankenhäuser) können als Teile der kommunalen Verwaltungen das Projekt mitdurchführen. Die Beantragung und Steuerung des Projektes verbleibt trotzdem immer bei den Kommunalverwaltungen.
Als Projektpartner gilt die Kommune im Globalen Süden, mit der die deutsche Kommune eine partnerschaftliche Beziehung eingegangen ist. Die Partnerkommune muss sich in einem Land befinden, das von der OECD als Empfängerland öffentlicher Entwicklungsgelder definiert ist.
2. Zusammenarbeit mit lokalen Akteur*innen und Weiterleitung von Mitteln
Neben der Zusammenarbeit mit dem Projektpartner (Partnerkommune) kann der Weiterleitungsempfänger mit anderen deutschen Kommunen sowie mit zivilgesellschaftlichen Organisationen (z.B. Städtepartnerschaftsvereine) in Deutschland und im Ausland zusammenarbeiten. Diese gelten als weitere Projektbeteiligte, unterstützen den Weiterleitungsempfänger in der Projektumsetzung und weisen spezifische projektbezogene Kompetenzen und möglichst einen lokalen Bezug zum Weiterleitungsempfänger oder zum Projektpartner auf.
Wenn lokale Akteur*innen eine wichtige Rolle im Projekt einnehmen, können Fördermittel an diese weitergeleitet werden. Die Höhe der Mittel sollte i.d.R. ein Drittel der Weiterleitung nicht übersteigen und muss von EG genehmigt werden. Eine Abrechnung von eigenen Dienstleistungen ist in diesem Fall nicht möglich.
Eine Weiterleitung finanzieller Mittel an kommunale Unternehmen und Verbände ist ausgeschlossen; Ausnahmen hiervon bilden Eigen- und Regiebetriebe als Teile der kommunalen Verwaltungen. Eine Weiterleitung an Privatpersonen ist ebenfalls ausgeschlossen.
3. Kann Ihre Kommune teilnehmen, auch wenn noch keine etablierte Partnerschaft mit einer Kommune des Globalen Südens besteht?
Für den Fall, dass Ihre Kommune eine neue Partnerschaft mit einer Südkommune initiieren will, oder die Partnerschaft noch sehr jung ist, steht Ihnen der Kleinprojektefonds kommunale Entwicklungspolitik zur Unterstützung von Anbahnungs- und Begegnungsreisen und ersten kleineren Projekten zur Verfügung. Die Beantragung eines komplexen Nakopa-Projektes wird zu diesem Zeitpunkt noch nicht empfohlen.
4. Können mehrere Projekte beantragt werden?
Obwohl es möglich ist, zwei Projektanträge pro Bekanntmachung zu stellen, sollten Sie sich möglichst auf einen Antrag fokussieren. Wenn Sie bereits ein Nakopa-Projekt durchführen, können Sie trotzdem einen neuen Antrag stellen. Sollten sehr viele Projektanträge eingehen, wird nur ein Projekt pro Kommune unterstützt. Es ist erforderlich, dass Sie vor dem Einreichen eines Projektantrags einen Antragsentwurf einreichen. Bitte denken Sie daran, dass die Durchführung und Abrechnung der Projekte arbeitsintensiv ist, und schätzen Sie ab, ob genug Personalkapazitäten in Ihrer Kommune zur Verfügung stehen, um mehrere Projekte parallel zu begleiten.
5. Sind reine Investitionsprojekte und reine Beschaffungen möglich?
Da Nakopa darauf abzielt, kommunale Partnerschaften zu stärken, müssen neben reinen Investitionen (zum Beispiel dem Bau von Anlagen) oder Beschaffungsvorhaben zusätzlich partnerschaftliche Aktivitäten eingeplant werden. Zur Stärkung der Nachhaltigkeit der Projekte müssen Komponenten des Capacity Developments oder z.B. Sensibilisierungsmaßnahmen Teil des Projektes sein. In Projekten, bei denen ein Schwerpunkt auf der Beschaffung von Material und technischen Geräten liegt, könnte dies etwa durch gegenseitige Expertenbesuche oder Hospitationen geschehen (Süd-Nord oder Nord-Süd). Dabei sollten alle Reisenden eine konkrete Funktion übernehmen, zum Beispiel durch projektrelevante Fachbeiträge oder Beratungen, die das Erreichen der Projektziele fördern. Es empfiehlt sich, bereits vor der Projektplanung zu überlegen, welche Fachexpertise die beiden Kommunen besitzen und wie diese in das Projekt eingebracht wird.
Um auch in Deutschland eine entwicklungspolitische Wirkung erzielen zu können, sind begleitende Bildungsmaßnahmen im Rahmen der förderfähigen Inlandsausgaben (maximal 20 Prozent) möglich (siehe Frage 8).
6. Was ist bei der Vergabe von Lieferleistungen- und Dienstleistungen zu berücksichtigen?
Die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen für die aus der Förderung zu deckenden Ausgaben hat unter Wahrung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit zu erfolgen und ist dem Wettbewerb zu unterstellen. Gem. §6 UVgO ist das Vergabeverfahren von Anbeginn fortlaufend in Textform nach §126b des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) zu dokumentieren. Die exakten Vorgaben können Sie einem separaten Merkblatt entnehmen.
Da die Projektgelder in der Regel im Partnerland verausgabt werden, sollten zunächst Beschaffungsmöglichkeiten auf dem lokalen Markt ausfindig gemacht werden. Bei Gleichwertigkeit mit anderen Angeboten ist Angeboten aus dem für das jeweilige Projekt maßgebenden Partnerland Vorzug zu geben. Im Übrigen haben bei Gleichwertigkeit der Angebote Beschaffungen in anderen Partnerländern der Entwicklungszusammenarbeit ebenfalls jeweils Vorrang vor Beschaffungen in Industrieländern. Dies stärkt die lokale Wirtschaft und hat den Vorteil, dass der Partner gegebenenfalls anfallende Wartungsarbeiten oder die Beschaffung von Ersatzteilen eigenständig durchführen kann. Beschaffungen in Deutschland sollten die Ausnahme sein und müssen begründet werden. Bei der Einfuhr von Gütern ins Partnerland sind die jeweiligen zollrechtlichen und steuerlichen Vorgaben zu beachten.
7. Wie sollen Reisen und Know-how-Austausch zwischen den Kommunen gestaltet werden?
In der Regel sollten Entsendungen von Verwaltungspersonal oder themenbezogenem Fachpersonal einen zusammenhängenden Zeitraum von 12 Wochen nicht überschreiten. Für mittel- oder längerfristige Entsendungen wird auf die zuständigen Personalentsendungsinstrumente verwiesen. Beratungsleistungen sollten vorrangig durch kommunale Experten oder Kooperationspartner erfolgen. Falls die fachliche Expertise in der Kommune fehlt, können zu diesem Zweck externe Dienstleistungen vergeben werden.
Für Reisen in die Partnerregion muss eine projektspezifische Wirkung auf ein konkretes entwicklungspolitisches Ziel nachweisbar sein. Delegationsreisen zu ausschließlich repräsentativen Zwecken können nicht unterstützt werden. Expertenreisen, die zum Austausch von Fachexpertise oder zur Qualifizierung von Südpartnern durchgeführt werden, sind dabei von Betreuungsreisen zu unterscheiden, die der Erfolgskontrolle von Projekten und der Partnerschaftsarbeit dienen.
Reisende können Übernachtungs- und Tagegelder analog zur Verordnung über die Reisekostenvergütung bei Auslandsdienstreisen (Auslandsreisekostenverordnung) abrechnen. Die Hinweise zur Sicherheitsvorsorge und zu Not- und Krisenfällen im Ausland (gesondertes Merkblatt) sind dabei zu beachten.
8. Was kann als Begleitmaßnahmen in Deutschland durchgeführt werden?
Im Rahmen der Engagement-Förderung sind Begleitmaßnahmen im Inland ausdrücklich erwünscht. Hierunter fallen zum Beispiel Vernetzungs- und Informationsarbeit oder entwicklungspolitische Bildungsmaßnahmen. Es ist wünschenswert, auch Aktivitäten einzuplanen, die das Projekt in der eigenen Kommune bekannt zu machen. Die begleitenden Maßnahmen im Inland dürfen einen Anteil von maximal 20 Prozent der förderfähigen Gesamtausgaben nicht übersteigen. Qualifizierungsmaßnahmen des Süd-Partners gelten dagegen als Projektbestandteile und nicht als Begleitmaßnahmen.
9. Was muss beim Einbringen des Eigenanteils beachtet werden?
Beim Eigenanteil der Kommune muss es sich um kassenwirksame, projektbezogene Ausgaben handeln, die zusätzlich durch das Projekt entstehen und durch Belege nachweisbar sind. Sie umfassen mindestens 10 Prozent der Gesamtausgaben. Laufende, unabhängig vom Projekt ohnehin entstehende Personal- und Sachkosten, können generell nicht als förderfähige Ausgaben und somit auch nicht als Eigenanteil anerkannt werden.
Den Eigenanteil kann die deutsche Kommune oder die Partnerkommune erbringen. Es gibt auch die Möglichkeit diesen über Drittmittel abzudecken oder über Landesmittel, was häufig bei Bestehen einer Partnerschaft auf Länderebene auch möglich ist.
10. Was bedeutet Verwaltungskostenpauschale?
Zur Abdeckung von Verwaltungskosten, die der Kommune durch das Projekt entstehen, kann eine Verwaltungskostenpauschale (bis zu 7 Prozent der förderfähigen Gesamtausgaben) beantragt werden. Diese kann auch an die Partnerkommune weitergeleitet werden oder für den Aufwand von weiteren am Projekt beteiligten Akteuren genutzt werden.
11. Wie geht es nach dem Einreichen eines Antragsentwurfes weiter?
Wir bemühen uns, Ihnen möglichst schnell eine Rückmeldung zu ihrem Antragsentwurf zu geben, die Prüfung kann jedoch bis zu 14 Tagen dauern. Die Benachrichtigung erfolgt über die Förderprojektsoftware. Bei einer positiven Prüfung des Antragsentwurfes wird der Entwurf in der Förderprojektsoftware an Sie zurückgegeben und Sie können in demselben Formular weiterarbeiten und den Antrag vervollständigen.
Sollten wir jedoch bereits bei Durchsicht des Antragsentwurfes feststellen, dass ein Projekt nicht unterstützt werden kann, zum Beispiel, weil das Themengebiet keine kommunalen Ansatzpunkte aufweist oder der entwicklungspolitische Bezug fehlt, werden wir Sie frühzeitig darüber informieren. Sie haben dann die Möglichkeit, einen anderen Projektvorschlag auszuarbeiten.
12. Nach welchen Kriterien wird ein Antrag bewertet?
Bei der Bewertung von Anträgen werden die DAC-Kriterien herangezogen:
- Relevanz: Tut die Maßnahmen das Richtige?
- Effektivität: Erreicht die Maßnahme die Ziele?
- Effizienz: Wie wirtschaftlich werden die Ressourcen genutzt?
- Nachhaltigkeit: Sind die Wirkungen von Dauer?
- Kohärenz: Wie gut passt die Maßnahme?
13. Wann wird über Ihren Antrag entschieden und wie ist das weitere Verfahren?
Nach fristgerechtem Eingang Ihres Antrags erhalten Sie eine Eingangsbestätigung durch die Förderprojektsoftware. Falls Rückfragen zu Ihrem Antrag bestehen, wird die SKEW mit der Bitte um Klärung und Überarbeitung des Antrags auf Sie zukommen. Danach wird ihr Antrag an das BMZ weitergeleitet. Durch die Einbindung der Botschaften und BMZ-Referate kann die Bewilligung der Anträge von Fall zu Fall drei Monate dauern. Nach positiver Entscheidung wird ein privatrechtlicher Vertrag zwischen Engagement Global und Ihrer Kommune geschlossen, der durch den im Antrag genannten Vertretenden der Kommune unterzeichnet wird (in der Regel durch die (Ober)Bürgermeister*in, bzw. die Landrätin oder den Landrat).
Bevor Sie Gelder zu Ihrer Partnerkommune transferieren, muss zudem ein entsprechender Weiterleitungsvertrag mit ihr geschlossen werden. In diesem werden die relevanten Vertragsbestimmungen festgeschrieben. Die Ausgestaltung dieses Vertrages liegt in Ihrer Zuständigkeit und Verantwortung als Weiterleitungsempfänger und kann ggf. auch weitere, projektspezifische Vereinbarungen beinhalten. Kosten für Übersetzungen können außerdem in geringem Umfang als Projektausgaben geltend gemacht werden, wenn sie bereits im Ausgabenplan berücksichtigt wurden.
14. Ihr Projekt wurde letztes Jahr abgelehnt, können Sie es noch einmal beantragen?
Sofern beim vorjährigen Antrag lediglich ein geringfügiger Überarbeitungsbedarf bestand, kann das Projekt in einer aktualisierten Version wieder eingereicht werden. Dabei empfiehlt es sich besonders, das Beratungsangebot der SKEW frühzeitig zu nutzen, um alle Hürden der Antragstellung zu nehmen. Bei Projekten, die aufgrund des fehlenden entwicklungspolitischen Bezuges abgelehnt wurden, sollte gemeinsam mit der Partnerkommune eine alternative Projektidee entwickelt werden.
15. Welche Unterstützung leistet die SKEW?
Für deutsche Kommunalvertreter*innen und am Projekt beteiligte Akteur*innen bieten wir ein vielseitiges Angebot an Qualifizierungs- und Vernetzungsmaßnahmen an. In regelmäßigen Abständen finden online Seminare zur Erklärung der Antrags- und Durchführungsregularien oder zur Erstellung von Verwendungsnachweisen statt. Einige werden seit Neuestem auch in Fremdsprachen (Englisch, Spanisch) angeboten. Zudem bieten wir eine persönliche Beratung und die Überprüfung von Antragsentwürfen an. Kommen Sie hierzu auf uns zu.